Для быстрого и безболезненного для компании переезда офиса необходимо организовать и выполнить ряд простых действий. Правильно организованный переезд позволит сразу приступить к работе на новом месте в штатном режиме.
После окончательного выбора помещения необходимо начать подготовку к переезду. Для этого надо посетить офис в новом бизнес-центре https://airportcity.spb.ru/ и, вооружившись планом помещений, детально продумать расстановку мебели и рассадку персонала. С планом размещения должны быть ознакомлены руководство компании и рядовые сотрудники. При необходимости закупки новой мебели и оборудования желательно сделать это заранее с учетом времени поставки.
Для координации переезда назначается ответственное лицо. Его задача — следить за выполнением всех этапов переезда. Поддерживать связь со всеми службами, вовлеченными в переезд.
Важнейшая задача — выбор исполнителей. Здесь есть несколько вариантов:
- осуществление переезда самостоятельно, силами своих сотрудников;
- наем частных грузчиков и перевозчиков;
- заключение договора со специализированной мувинговой компанией.
Первый вариант является наиболее бюджетным. Это его единственное преимущество. Возможно, он займет больше времени и вызовет неразбериху. Вариант подходит только фирмам с минимальным числом сотрудников, количества мебели и оборудования.
Второй вариант можно рассмотреть небольшим компаниям численностью не более 15 рабочих мест. В этом случае силами сотрудников и ответственного лица составляется список имущества, подлежащего перевозке. Разборка и сборка мебели в новом бизнес-центре, упаковка документов и груза также целиком лежит на персонале компании.
Третий вариант наиболее предпочтителен. Мувинговые компании несут материальную ответственность за перевозимое имущество. При заключении договора с компанией возможен выбор широкого спектра услуг:
- составление списка вещей и грузов для оценки бюджета и составления сметы переезда;
- разборка мебели и упаковка имущества с предоставлением собственных материалов;
- погрузочно-разгрузочные работы, включая крупногабаритные и тяжелые предметы;
- спуск и подъем предметов на этаж при наличии и отсутствии грузовых лифтов;
- использование специализированного автотранспорта для перевозки грузов;
- отключение и монтаж технического оборудования компании;
- сбор и расстановка мебели согласно предоставленному плану;
- клининг помещений с вывозом упаковки и мусора.
Как правило, мувинговые компании используют две схемы сотрудничества с заказчиком.
- Переезд «под ключ». Представитель мувинговой компании рассчитывает бюджет переезда. После согласования и подписи договора с фиксированной суммой все работы в назначенные дни выполняют специалисты мувинга. Сотрудники заказчика могут без хлопот въехать в новое помещение и приступить к работе.
- Почасовая оплата. Оплата осуществляется по тарифу за каждый час работы профессиональных грузчиков и грузового автотранспорта. Этот вариант подходит только небольшим компаниям с малым количеством мебели и оборудования.
При планировании переезда необходимо выбрать его дату. Рекомендовано выбирать выходные дни, вечернее и даже ночное время. Работа мувинговой фирмы начиная с вечера пятницы гарантирует возможность работы сотрудников заказчика уже в понедельник. Дату переезда необходимо сообщить своим сотрудникам заранее. Личные вещи они упаковывают самостоятельно. Упаковочный материал компания приобретает сама или пользуется услугами перевозчика.
До переезда необходимо урегулировать все вопросы с арендодателями в новом БЦ и на старом месте. Возможность использования лифтов, мест подъезда грузового транспорта и прохода сотрудников перевозчика в назначенное время согласовываются заранее. Важно своевременно оповестить своих клиентов и контролирующие инстанции о смене местоположения компании.
В день переезда следует контролировать работу перевозчика. Для этого ответственные сотрудники находятся на местах старого и нового офиса. Им предоставляются списки перевозимых грузов, планы расстановки и все необходимые контакты. При завершении работ до подписания акта следует убедиться о надлежащем исполнении всех пунктов договора.